Gestionar un negocio es algo complejo, especialmente en un entorno tan competitivo y desafiante como el actual. Esto hace que las personas encargadas de gestionar las empresas deban mantenerse informadas y bien capacitadas para poder afrontar los retos que se presenten.
Una buena manera de mantenerse competitivo es la implementación de las herramientas adecuadas, de modo que se pueda mantener competitivo y tomar ventaja de las soluciones que brinda la era digital. Por ello, veremos a continuación algunas herramientas que pueden ser de gran ayuda para gestionar tu negocio en el 2023.
¿Cómo gestionar un negocio?
Estar al mando de una empresa no es algo sencillo, especialmente por lo competitivo del mercado actual. Por ello, veamos algunas claves para la gestión exitosa de un negocio:
- Buena planificación: Tener una buena planificación permite tener una ruta a seguir durante la gestión de un negocio, así como lineamientos para manejar cualquier tipo de reto que pueda presentarse. Por ello, una buena gestión debe contemplar una planificación a corto, mediano y corto plazo, incluyendo diferentes escenarios y mecanismos de respuesta.
- Control de las finanzas e inventario: Para poder gestionar correctamente un negocio se debe tener control sobre él, especialmente un control cuidadoso del inventario y de las finanzas. Se debe cuidar el flujo de caja del negocio y tener disponible el inventario para no comprometer la continuidad del mismo.
- Liderazgo e incentivar las ideas: La figura del liderazgo dentro de una organización es importante, por ello se debe promover el liderazgo dentro de cada equipo, teniendo una división clara de las responsabilidades. Además, los líderes dentro de la organización deben procurar incentivar la creatividad, buscando nuevas ideas y nuevas formas de hacer las cosas que puedan ser de ayuda.
- Mantenerse actualizado: En un entorno tan competitivo, mantenerse actualizado es vital, por ello hay que mantenerse al día con las últimas tendencias de gestión. Además, se deben implementar herramientas que permitan mejorar la productividad del negocio.
Buena comunicación: La comunicación es clave para que un negocio pueda ser exitoso y sea capaz de actuar de manera ordenada, por tanto se debe fomentar la comunicación interna y tener los canales ideales para que pueda darse.
¿Qué ventajas ofrecen las herramientas online?
Las herramientas online ofrecen algunos beneficios para las empresas, entre ellos tenemos:
- Reducción de costos: Al implementar herramientas online se logra hacer los procesos más eficientes y se tiene una mejora en la productividad, por lo que es posible reducir los costos y esto favorece la competitividad de la empresa.
- Mejora en la productividad: El uso de herramientas online permite que los procesos se puedan hacer de una manera más rápida y fluida, permitiendo que las personas puedan ser más productivas.
Fácil acceso: Muchas de estas herramientas son de fácil acceso para los negocios, por lo que son relativamente fáciles de implementar.
9 Herramientas online para gestionar tu negocio en 2023
Veamos a continuación algunas herramientas que pueden ser de gran ayuda para gestionar un negocio en 2023:
1. Herramientas para la comunicación
Para poder gestionar de manera correcta un negocio, es importante tener una comunicación fluida, de modo que se pueda agilizar la toma de decisiones y todos tengan acceso a la información.
Para ello, es ideal tener herramientas que faciliten una comunicación fluida dentro de la organización. Un ejemplo de ello es Slack, Microsoft Teams, Discord, Google Meet y otros, con las cuales se pueden crear grupos, enviar mensajes, documentos, hacer videollamadas y demás. Con esto, las personas se pueden comunicar de manera rápida y fácil, favoreciendo a una mejor gestión del negocio.
2. Herramientas para la planificación
Tal como mencionamos anteriormente, la planificación es clave para la gestión de un negocio. Por ello, elegir programas que permitan una buena planificación será de gran ayuda para que un negocio sea eficiente, especialmente para la planificación de las tareas y metas que se deben cumplir.
Un ejemplo de ello puede ser Trello o Click Up, que son herramientas que permiten crear varios proyectos y controlar el progreso de cada uno, asignar tareas a miembros del equipo y más. Con esto, por ejemplo, se pueden controlar las tareas relacionadas a redes sociales o al área administrativa de la empresa, para no olvidar ninguno de los pasos necesarios y que todo se haga a tiempo.
3. Contabilidad y gestión de recursos
La contabilidad y la gestión de los recursos de una empresa son de suma importancia, por ello, es ideal implementar programas contables y de gestión de recursos, tal como el control de inventario o de recursos humanos.
Entre los mejores programas de contabilidad encontramos Holded, Contamoney, Docuten y otros, con los cuales se pueden controlar las finanzas de un negocio y su facturación. Con esto se logra integrar la información y automatizar varios procesos, tales como la conciliación bancaria, la facturación, elaboración de informes y otros.
También se pueden tener herramientas para la gestión de recursos humanos, de modo que los colaboradores puedan llevar control de sus días de vacaciones, proveer información y demás, lo que puede ayudar a una toma de decisión más rápida.
4. Gestión de clientes
Para que un negocio sea exitoso y pueda crecer, debe cuidar el trato que le brinda a los clientes. Esto no es algo sencillo, especialmente cuando se tiene una gran cantidad de clientes. Por ello, se deben implementar herramientas que puedan ayudar a esto y que mejoren la experiencia de estos.Un ejemplo de herramientas online que ayuden a esto es un CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relaciones con Clientes). Este es un software que ayuda a centralizar la información de los clientes, automatizar varios procesos, administrar cuentas y llevar el cliente a lo largo de su ciclo de vida. Con estos softwares la gestión de un negocio se hace más fácil, gracias a un acceso fácil a la información.
5. Firma de documentos
Cuando se tiene un negocio, existen diferentes trámites legales e internos que deben hacerse, muchos de los cuales requieren firma para aprobarse. Hacer firmas en físico puede demandar más tiempo, a la vez que consume papel y tinta.
Resulta ideal implementar herramientas digitales para la firma de documentos, tal como DocuSign, con la que se puede hacer una firma segura, válida y rápida, permitiendo que la gestión del negocio se pueda hacer de manera más ágil.
6. Para gestionar la agenda
Cuando se está a cargo de un negocio se tiene una gran responsabilidad y seguramente la agenda de la persona se vuelve complicada. Gestionar nuestro tiempo puede ser difícil, especialmente si no se es muy organizado.
Para ayudar en esto es ideal adoptar herramientas como Google Calendar o Calendly, las cuales permiten programar las reuniones, planificar las tareas que se deben hacer, establecer recordatorios y demás, que ayuden a poder cumplir todos los compromisos del día a día. De igual modo, es importante que dentro de la organización se adopte el uso de esta herramienta para tener una mayor productividad.
7. Herramientas para reportes y análisis
En el mundo actual los datos han cobrado cada vez más importancia y se busca que la toma de decisiones esté basada en la evidencia, es decir, analizar la situación actual para poder tomarla. Es por ello que las empresas deben mantener su información actualizada, para tener una mejor visión de la situación de la empresa.
Algo que puede ser de ayuda es implementar herramientas que elaboren reportes automatizados, visualizaciones claras y que potencien la capacidad de extraer información de los datos. Estas herramientas de Business Intelligence le brindarán a la empresa una ventaja competitiva y podrá posicionarse mejor en el mercado, gracias a una toma de decisiones correcta.
8. Almacenamiento en la nube
Tener acceso rápido a la información ayuda a que una empresa se pueda gestionar de manera sencilla. Para esto se puede optar por el almacenamiento en la nube, de modo que las personas puedan acceder a la información de manera rápida y agilizar los procesos.
Por otro lado, el almacenamiento en la nube brinda seguridad a la información, ya que se encuentra protegida y no se perderá por un mal funcionamiento en los servidores de la empresa, lo que disminuye el riesgo informático al que se expone el negocio.
9. Redes sociales
Las redes sociales han llegado para cambiar el mundo y la forma en la que se hacen negocios. Por ello, la gestión de un negocio debe contemplarlas en su planificación y darle importancia a la imagen o presencia online, de modo que pueda darse a conocer y tener interacción con su público.
Para ello se debe tener un buen manejo de la comunidad en redes y un equipo creativo que se haga cargo del manejo de las redes sociales del negocio, planteando objetivos a cumplir.