Gestionar las facturas constituye uno de los mayores desafíos para los trabajadores autónomos. Emitir una factura es solo el principio; también se debe dar seguimiento a su cobro, reclamar pagos tardíos o no recibidos, evitar errores en la numeración o los datos, y garantizar que todo esté en orden. Por esta razón, muchos autónomos optan por delegar esta tarea a una gestoría.
Ahora, además de todas estas responsabilidades, se suma un nuevo requisito: la obligación de emitir facturas electrónicas. Esta exigencia forma parte de la llamada Ley Crea y Crece, que busca impulsar la digitalización de las transacciones B2B y reducir la morosidad, al garantizar una mayor trazabilidad y control de pagos a través de la factura electrónica.
Claves de la factura electrónica
La implementación obligatoria de la factura electrónica en España en los próximos dos años representa un cambio significativo en la operativa de autónomos y empresas. Con este fin, se ha elaborado un decálogo que resume las principales novedades de este nuevo sistema de facturación.
- Exclusividad para empresas y autónomos
La nueva normativa establece que la factura electrónica es obligatoria solo para las transacciones dirigidas a clientes que sean autónomos o empresas. Los clientes particulares seguirán recibiendo sus facturas en formato físico.
Para las facturas destinadas a la administración, la factura electrónica es obligatoria desde 2015, aunque los autónomos están exentos de presentarla de esta forma.
- Limitaciones geográficas
La factura electrónica solo será obligatoria para transacciones y clientes dentro de España. No afecta a las operaciones intracomunitarias ni a las transacciones con países fuera de la Unión Europea.
- Formato estructurado
Las facturas electrónicas deben emitirse en formatos estructurados como XML o Facturae, utilizando software de facturación específico. No se aceptan formatos como Excel, Word o PDF.
- Interconexión de programas
Los programas de facturación electrónica privados deben estar interconectados entre sí y con el sistema público de facturación electrónica, gestionado por la Agencia Tributaria. Esta interconexión es fundamental para el funcionamiento del sistema.
- Solución pública gratuita
Se proporcionará una solución pública gratuita de facturación electrónica gestionada por la Agencia Tributaria, que estará disponible para todos los autónomos que lo deseen.
- Copia a Hacienda
Los autónomos que emitan facturas electrónicas desde software privado deben enviar una copia a Hacienda a través de la solución pública de facturación electrónica.
- Comunicación del punto de entrada
Los autónomos deben comunicar a sus proveedores cuál es su punto de entrada de facturas, es decir, el software privado que utilizan para la facturación electrónica.
- Información sobre pagos
Tanto los autónomos como sus clientes deben informar sobre el estado de las facturas y el momento en que se realiza el pago. Esta obligación se aplica en diferentes plazos según la facturación anual.
- Sanciones por morosidad
Se establecen sanciones para los clientes que no paguen las facturas dentro del plazo establecido. Estas sanciones incluyen la denegación de acceso a subvenciones públicas y multas para empresas con contratos públicos.
- Firma digital obligatoria
Todas las facturas electrónicas deben ser firmadas con una firma electrónica avanzada, lo que requiere un certificado digital o DNI electrónico integrado en el software de facturación electrónica.
Estas son las principales claves del nuevo sistema de facturación electrónica que deben conocer los autónomos para adaptarse a los cambios y cumplir con la normativa vigente. La factura electrónica no solo representa un avance en la digitalización de las transacciones comerciales, sino también una herramienta para combatir la morosidad y mejorar la eficiencia en la gestión administrativa.