Trabajar como autónomo trae consigo un nivel de libertad que resulta difícil de encontrar en el trabajo por cuenta ajena. Desde la flexibilidad en los horarios, la posibilidad de elegir a tus clientes y la ausencia de un jefe directo, ser autónomo ofrece un modelo de vida laboral lleno de independencia. Sin embargo, con esta libertad también llegan ciertas responsabilidades indispensables para operar de manera profesional y legal. Una de estas es la correcta emisión de facturas, una tarea que puede parecer complicada al principio, pero que, con la información adecuada, se convierte en un proceso sencillo y esencial para cualquier autónomo.
Emitir una factura es mucho más que un simple trámite. Es el documento que garantiza que cobres por el trabajo que has realizado, además de ser un pilar fundamental en la gestión fiscal y contable de cualquier autónomo. Si te estás iniciando en este mundo o necesitas un repaso completo, aquí te explicamos paso a paso cómo hacer una factura como autónomo de manera correcta, cumpliendo con todos los requisitos legales y fiscales.
¿Por qué es obligatorio emitir facturas?
La emisión de facturas no es solo una formalidad; es una obligación legal para cualquier persona que esté registrada como autónomo y realice actividades económicas regulares. Este documento permite declarar de manera transparente las operaciones realizadas y los ingresos obtenidos, algo fundamental para cumplir con las normativas fiscales.
Sin embargo, no todas las personas que emiten facturas están necesariamente registradas como autónomos. La Agencia Tributaria establece dos excepciones en las que una persona no inscrita como trabajador por cuenta propia puede emitir facturas:
- Trabajos esporádicos: Si realizas una actividad puntual que no tiene continuidad en el tiempo, puedes emitir una factura sin estar dado de alta como autónomo.
- Ingresos inferiores al Salario Mínimo Interprofesional (SMI): Si al cabo del año tus ingresos no superan los 12.960 euros (según el SMI vigente), no estás obligado a registrarte como autónomo, aunque sí debes declarar esos ingresos y emitir facturas.
Aun así, estas excepciones no son la norma, y si planeas dedicarte a una actividad de forma regular, lo ideal es que te des de alta como autónomo para evitar problemas legales o fiscales.
¿Qué debe incluir una factura de autónomo?
Una factura no es solo un papel que detalla un cobro. Es un documento que debe cumplir con ciertos requisitos legales y contener información específica que permita identificar claramente tanto al emisor como al receptor de la misma, así como los detalles de la operación realizada.
A continuación, te detallamos los elementos imprescindibles que debe contener una factura de autónomo:
1. Datos del emisor:
- Nombre completo y apellidos (o razón social, si se trata de una empresa).
- Dirección fiscal, que debe coincidir con la registrada en la Agencia Tributaria.
- Número de Identificación Fiscal (NIF), que para los autónomos corresponde a su DNI.
2. Datos del receptor:
- Nombre completo y apellidos (o razón social, en caso de ser una empresa).
- Dirección fiscal del cliente o empresa.
- Número de Identificación Fiscal (NIF o CIF, dependiendo del receptor).
3. Identificación de la factura:
- Número de factura: Debe ser único, correlativo y seguir un orden lógico. Es importante no saltarse números ni repetirlos.
- Fecha de emisión: Esta fecha es crucial para determinar en qué periodo fiscal se incluye la operación.
4. Detalles de la operación:
- Concepto: Una descripción breve y clara del servicio o producto que estás facturando.
- Cantidad: Especifica cuántas unidades se están facturando en caso de bienes o servicios recurrentes.
- Precio bruto: El coste unitario de cada concepto, sin incluir impuestos.
5. Resumen de la facturación:
- Base imponible: Es el total sin impuestos. Corresponde a la suma de los precios brutos multiplicados por la cantidad.
- IVA: El Impuesto sobre el Valor Añadido. En la mayoría de los casos, este impuesto varía entre el 4%, 10% y 21%.
- IRPF: Para autónomos, se aplica una retención del 15% (salvo excepciones como nuevos autónomos, que pueden aplicar un 7% durante los dos primeros años).
- Importe total: Es la cantidad final que el cliente debe pagar, calculada sumando la base imponible más el IVA y restando el IRPF.
Estos elementos son imprescindibles para que la factura cumpla con los requisitos legales y fiscales establecidos.
¿Cómo hacer una factura paso a paso?
Ahora que ya sabes qué datos debe incluir una factura, es momento de pasar a la acción. Aquí tienes una guía detallada para realizar una factura de autónomo paso a paso:
1. Reunir y detallar los datos fiscales
El primer paso consiste en recopilar toda la información necesaria sobre el emisor y el receptor de la factura. Esto incluye nombres, direcciones fiscales y números de identificación fiscal. Asegúrate de que todos los datos sean correctos, ya que cualquier error puede generar problemas en el futuro.
2. Identificar la factura
Cada factura debe tener un número único y correlativo. Es decir, si la última factura emitida fue la 001, la siguiente debe ser la 002. Este orden no se puede alterar. Además, incluye la fecha de emisión, que determina el periodo fiscal al que pertenece la operación.
3. Describir la operación
Incluye una descripción clara y concisa del producto o servicio vendido, la cantidad, el precio unitario y el total antes de impuestos. Esto facilitará que tanto tú como el cliente tengan una visión detallada de la operación.
4. Calcular impuestos y totales
Aplica el IVA correspondiente según el tipo de producto o servicio que ofrezcas. No olvides incluir la retención de IRPF, en caso de que sea aplicable. Suma y resta los valores necesarios para obtener el importe total que deberá pagar el cliente.
5. Revisar y enviar
Antes de enviar la factura, revisa que todos los datos sean correctos. Una vez verificada, puedes enviarla al cliente por correo electrónico o a través de plataformas digitales de facturación. Si el cliente es particular, lo ideal es entregar la factura en el momento de la venta. Si es una empresa, tienes hasta el día 16 del mes siguiente para hacerlo.
Ventajas de usar software de facturación para autónomos
Aunque puedes realizar tus facturas manualmente en programas como Word o Excel, contar con un software de facturación específico para autónomos es una gran ventaja. Estas herramientas están diseñadas para simplificar y automatizar el proceso, permitiéndote generar facturas profesionales en minutos.
Algunas ventajas de usar un programa de facturación son:
- Plantillas personalizables para crear facturas rápidamente.
- Automatización del cálculo de impuestos y retenciones.
- Registro y control de todas las facturas emitidas.
- Generación de informes para facilitar la declaración trimestral de IVA e IRPF.