Factura electrónica, ¿Qué obligaciones vas a tener?

La implementación de la factura electrónica está marcando un cambio significativo en el panorama para negocios de diversos tamaños. Con la inminente aprobación del reglamento de facturación este año, se avecina un periodo de adaptación que afectará especialmente a negocios con más de ocho millones de euros de ingresos anuales. Este segmento deberá comenzar a emitir todas sus facturas de manera electrónica antes de finales de 2024, una medida que busca modernizar los procesos y mejorar la eficiencia en la gestión tributaria.

No obstante, es crucial tener en cuenta que autónomos y pymes con ingresos menores a ocho millones de euros no estarán inicialmente obligados a adoptar un sistema de facturación electrónica. Sin embargo, aquellos que mantengan transacciones con empresas más grandes sí se verán afectados, ya que estas grandes compañías estarán obligadas a emitir sus facturas de manera electrónica. Para mitigar este impacto, la Ley 18/2022 contempla un periodo de transición.

Durante los primeros 12 meses posteriores a la entrada en vigor de este real decreto, las empresas con más de ocho millones de euros de facturación que ya estén obligadas a emitir facturas electrónicas deberán acompañar estas facturas con un documento en formato PDF. Esto facilita la transición para autónomos y pymes que aún no han adoptado un programa de facturación electrónica, permitiéndoles recibir y revisar las facturas de manera convencional.

¿Cómo se llevará a cabo la emisión de facturas electrónicas?

Una vez que el reglamento esté en pleno efecto y se haya agotado el periodo de adaptación, autónomos y pymes tendrán dos opciones para cumplir con esta obligación:

  1. Contratar un programa de facturación electrónica: Esta opción implica la adquisición de un software de pago diseñado para emitir facturas electrónicas.
  2. Utilizar la plataforma pública y gratuita que prepara Hacienda: Esta herramienta permitirá el envío y recepción de facturas electrónicas sin la necesidad de contratar un software de pago.

Obligaciones para autónomos que reciben facturas electrónicas

En virtud del reglamento de facturación, los destinatarios de facturas electrónicas, como los autónomos que contratan servicios, deberán informar al emisor o a la Agencia Tributaria en caso de utilizar la plataforma pública, sobre los diferentes estados de recepción o pago en un plazo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos o festivos.

Esto implica que, por ejemplo, si un autónomo recibe una factura un lunes, deberá informar sobre su recepción a más tardar el viernes. En caso de que realice el pago el viernes, deberá comunicar, a más tardar, el jueves siguiente que se ha realizado el pago, especificando la fecha.

Las nuevas facturas electrónicas deberán incluir un espacio específico para informar sobre el estado de la factura, ya sea recibida, aceptada o pagada. Los destinatarios deberán comunicar la aceptación o rechazo comercial de la factura, así como la fecha correspondiente. También podrán informar sobre el pago total o parcial de la factura, incluyendo el importe pagado y su fecha. Además, tendrán la opción de comunicar la cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, proporcionando la identificación del cesionario y la fecha de cesión.

Sanciones por incumplimiento de la obligación de emitir factura electrónica

La Ley Crea y Crece establece sanciones sustanciales para aquellos negocios que no cumplan con la normativa de facturación electrónica. A partir de 2024 o 2025, dependiendo de la facturación del negocio, los autónomos que no se adapten y no proporcionen facturas electrónicas podrán enfrentar multas de hasta 10,000 euros. Además de la penalización financiera, esto también podría limitar el acceso a subvenciones, ayudas y contrataciones públicas.

En resumen, el panorama fiscal y administrativo para autónomos y pymes está experimentando un cambio fundamental con la introducción de la factura electrónica. La transición hacia este nuevo sistema requiere una preparación cuidadosa y la adopción de soluciones que permitan cumplir con las nuevas obligaciones de manera eficiente y efectiva.

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