Los negocios con más de 50 empleados tendrán que habilitar entre el 13 de marzo y el 1 de diciembre de 2023 un buzón que permita a sus empleados o cualquier persona que haya mantenido alguna relación laboral o comercial con la empresa, incluso los autónomos que le hayan prestado algún servicio, denunciar las infracciones administrativas o penales que detecten en la empresa. !OJO! Esta obligación supondrá un nuevo sobrecoste para las pymes, que no sólo tendrán que poner en marcha el canal sino también contratar a una persona o empresa externa que lo gestione.
¿Cómo funcionará el nuevo buzón que deberán implantar los negocios con más de 50 empleados?
El nuevo buzón servirá para recibir y gestionar las denuncias sobre “cualquier materia que afecte al ámbito laboral” por parte de empleados, becarios o incluso autónomos que hayan trabajado con el negocio.
Para asegurar que este buzón realmente funciona, no bastará con crear un correo electrónico o canal de voz para recopilar todas las denuncias sino que además habrá que encargar expresamente a un empleado o empresa externa que sea independiente, el control y gestión de todas estas denuncias para realizar un seguimiento si fuera necesario.
Los motivos más frecuentes para los que estaría diseñado este buzón serían
- Recoger fraudes detectados con Hacienda y Seguridad Social.
- Para casos de denuncias por acoso laboral o sexual en el ámbito del negocio.
- Hasta por la posible existencia de un falso autónomo.
Requisitos que deberá cumplir el nuevo buzón
- Permitir realizar comunicaciones por escrito o verbalmente. La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz.
- A quienes realicen la comunicación a través de canales internos se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes. Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante. Podría ser mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible; o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
- Los canales internos de información permitirán incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
Protocolo para implantar dicho buzón
- Identificación del canal o canales internos de información a los que se asocian.
- Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes
- Envío de acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales
- Determinación del plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación
- Previsión de la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitar a la persona informante información adicional.
- Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento.
- Garantía de la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos
- Exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito